Economic

5 beneficii ale arhivării electronice a documentelor

Prin digitalizarea fondului arhivistic companiile au acces la toate propriile date, de oriunde şi oricând. Arhivarea electronică permite realizarea unor economii semnificative, de spaţiu şi de timp şi reduce riscul de pierdere a documentelor.

Creşterea productivităţii angajaţilor
Potrivit unui studiu al International Data Corporation a fost dovedit faptul că angajaţii petrec între 20% şi 40% din timp căutând diferite acte şi documente. Implementarea unei soluţii de arhivare electronică a documentelor într-o organizaţie contribuie la creşterea productivităţii şi eficienţei angajaţilor şi la îmbunătăţirea relaţiilor cu partenerii de afaceri. Automatizarea proceselor de lucru simplifică căutarea, preluarea şi utilizarea datelor.

Reducerea costurilor
Cercetarile Harvard Business Review indică faptul că angajaţii unei companii petrec circa 50% din timpul lor căutând informaţii. Aceasta înseamnă că jumătate din timpul petrecut la birou de fiecare angajat este utilizat fără ca el să fie productiv sau că organizaţia ar putea fi cu 50% mai profitabilă dacă ar soluţiona problema arhivării documentelor.

Securizarea accesului la documente
Multe companii încă ezită să facă trecerea la arhivarea electronică, punând la îndoială nivelul de siguranţă şi protecţie al documentelor. Din fericire, există multe modalităţi de a proteja datele sensibile din documentele digitale prin criptare, parolare sau setarea de drepturi de acces ale utilizatorilor.
Toate interacţiunile cu un document arhivat electronic sunt înregistrate şi conţin informaţii referitoare la dată, oră şi utilizator. Mai mult decât atât, documentele nu pot fi şterse din sistem de o persoană neautorizata sau înainte de depăşirea termenului legal de păstrare, având astfel o trasabilitate sigură şi un istoric.

Protejarea integrităţii documentelor
Arhivarea documentelor în format fizic pierde teren în faţa celei electronice deoarece prima este expusă la potenţiale pericole asociate cu gestionarea documentelor.
Într-o arhivă electronică se păstrează o copie a documentului original, ce nu poate fi şters, pierdut sau expus unor factori exteriori care îl pot deterioara, iar consultarea repetată nu va afecta integritatea acestuia.
În funcţie de tipul documentului, legea prevede diferite termene de păstrare pe categorii, unele necesitând păstrarea pe o perioadă îndelungată de timp. Alegând arhivarea electronică, legea este respectată fără a vă teme de pagube cauzate de incendii sau inundaţii.

Accesare imediată a documentelor
Prin intermediul unei soluţii de arhivare electronică se poate scana şi arhiva orice tip de document, fie că discutăm despre documente nestructurate, semistructurate sau structurate ca formă, tipărite, scrise de mână sau imagini. Ele sunt disponibile imediat în aplicaţie, ceea ce înseamnă că nu se va mai pierde timpul cu căutarea lor în mai multe sisteme, locaţii pe server sau în arhive fizice, permiţând personalului să aloce timp şi implicare în alte proiecte importante ale companiei.

Despre Zipper
Zipper face parte dintr-un grup de firme cu prezenţă în 5 ţări din Sud-Estul Europei. Cu două centre de procesare în România, la Cluj-Napoca şi Bucureşti şi unul în Moldova, la Chişinău, Zipper acoperă nevoile de procesare ale companiilor din regiune, oferind soluţii şi servicii de procesare a datelor şi a documentelor recepţionate, vehiculate sau expediate dintr-o companie.

 
 
Adaugă Comentariu
Comentarii

Pagina 1 din 1 (0 comentarii din 0)

< înapoiînainte >
 
 
 
 

...statisticile se încarcă... vă rugăm așteptați...